Rozliczanie kierowców międzynarodowych – zasady, obowiązki i system rozliczeń

Rozliczanie kierowców międzynarodowych łączy czas jazdy, czas pracy i zasady wynagradzania wynikające z Pakietu Mobilności. Błąd w jednym z tych obszarów może oznaczać korektę listy płac, dopłatę do płacy minimalnej w innym państwie albo karę podczas kontroli ITD czy PIP.

Najtrudniejsze nie jest samo pobranie danych. Najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy zapis z tachografu nie zgadza się z trasą, CMR, GPS albo ręcznym wpisem kierowcy po przekroczeniu granicy.

Dlaczego firmy mają problem z rozliczaniem kierowców międzynarodowych?

Firmy mają problem głównie dlatego, że kierowca podlega jednocześnie kilku reżimom przepisów. Rozporządzenie 561/2006 określa czas prowadzenia pojazdu, przerwy i odpoczynki, ustawa o czasie pracy kierowców reguluje czas pracy, dyżury i porę nocną, a Pakiet Mobilności wprowadza zasady delegowania i lokalnego wynagrodzenia.

Rozliczanie kierowców z UE oraz kierowców spoza UE zatrudnionych w polskiej firmie zaczyna się podobnie, bo punktem wyjścia jest ta sama oś czasu. Kłopot zaczyna się później, gdy dział kadr utożsamia samą jazdę z całym czasem pracy albo automatycznie nalicza diety kierowców międzynarodowych według dawnych zasad delegacji. Sam program nie odróżni kabotażu od przewozu bilateralnego, jeżeli trasa została błędnie opisana.

Co trzeba rozumieć, zanim powstanie ewidencja kierowców międzynarodowych?

Ewidencja kierowców międzynarodowych jest wiarygodna tylko wtedy, gdy łączy dane z urządzeń z dokumentami przewozowymi i zasadami płacowymi. Sam raport z programu nie wystarcza, bo narzędzie odczytuje zapis, nie zna celu przewozu, modelu wynagrodzenia ani wyjątków wynikających z Pakietu Mobilności.

Rozliczanie kierowców międzynarodowych wymaga więc jednocześnie technicznego odczytu danych i prawidłowej kwalifikacji zdarzeń. Dopiero na tej podstawie da się obliczyć czas pracy, należne dodatki i ryzyko naruszeń.

Czym jest tachograf i czego nie pokaże sam z siebie?

Tachograf rejestruje aktywności kierowcy i zdarzenia pojazdu, ale sam nie nalicza wynagrodzenia. Symbole młotków, koperty i łóżka oznaczają odpowiednio inną pracę, dyspozycję i odpoczynek, a pomylenie symbolu młotków z kopertą zmienia wynik rozliczenia.

Rozliczanie tachografów ma sens dopiero po weryfikacji wpisów ręcznych, krajów rozpoczęcia i zakończenia oraz luk powstałych po wyjęciu karty. W nowych tachografach inteligentnych przekroczenia granic zapisują się automatycznie, lecz przy starszych urządzeniach brak wpisu kraju nadal jest jednym z najczęstszych powodów pytań podczas kontroli.

Jak Pakiet Mobilności zmienił rozliczenia z kierowcami?

Pakiet Mobilności zmienił rozliczenia, bo w części przewozów powoduje stosowanie zasad delegowania i lokalnego wynagrodzenia. Tranzyt oraz przewóz bilateralny co do zasady nie są objęte tym mechanizmem, natomiast kabotaż i część przewozów między dwoma obcymi państwami już tak.

Rozliczenia z Pakietu Mobilności wymagają więc ustalenia, gdzie kierowca faktycznie świadczył pracę i czy trzeba wyrównać wynagrodzenie do stawek obowiązujących lokalnie. W polskich realiach diet kierowców nie rozlicza się już jak dawnych delegacji służbowych, dlatego błędne przenoszenie starych schematów na nowe listy płac kończy się korektami ZUS i podatku.

Jak wygląda proces rozliczania kierowców międzynarodowych krok po kroku?

Prawidłowy proces zaczyna się od danych źródłowych i kończy na ewidencji oraz naliczeniu płacowym. Jeżeli któryś etap zostanie pominięty, późniejsza korekta zajmuje zwykle więcej czasu niż pierwotne rozliczenie.

W praktyce taki schemat obejmuje:

1. pobranie danych z karty kierowcy najpóźniej co 28 dni oraz z pamięci masowej tachografu co 90 dni,
2. uzupełnienie wpisów ręcznych, krajów, przepraw promowych i zaświadczeń o aktywności,
3. porównanie zapisu z trasą, CMR, zleceniami, GPS i harmonogramem pracy,
4. wyliczenie czasu pracy, dyżurów, godzin nocnych, nadgodzin oraz odcinków objętych delegowaniem,
5. sporządzenie ewidencji, raportu naruszeń i danych do listy płac, a także archiwizację dokumentów na wypadek kontroli.

Najwięcej rozbieżności pojawia się przy weekendowych odpoczynkach i po ponownym włożeniu karty. Wtedy brak ręcznego wpisu potrafi przesunąć granicę między odpoczynkiem a inną pracą o kilka godzin.

Gdzie najczęściej powstają błędy i kary?

Błędy najczęściej wynikają z mieszania pojęć, a nie ze złej woli kierowcy. Jeżeli firma liczy tylko czas jazdy, pomija dyżury, pracę przy załadunku albo odcinki objęte delegowaniem, ewidencja staje się trudna do obrony. Na wydruku dzień wygląda wtedy poprawnie, ale luka po wyjęciu karty rodzi pytanie o wpis ręczny i rzeczywisty początek pracy.

W praktyce najczęściej widzimy cztery źródła ryzyka:

• brak zgodności między tachografem, CMR i GPS,
• błędne rozróżnienie przewozu bilateralnego, tranzytu, kabotażu i przewozu między dwoma obcymi państwami,
• automatyczne naliczanie diet kierowców według nieaktualnych zasad,
• brak stałej analizy naruszeń przed kontrolą ITD lub PIP.

Konsekwencje są konkretne. Pojawiają się kary administracyjne, dopłaty do wynagrodzeń, korekty składkowo-podatkowe i spory z pracownikiem o godziny nadliczbowe. Przepisy zmieniają się dość często, dlatego przy sporze płacowym trzeba zawsze oceniać konkretny stan faktyczny i aktualny stan prawa.

Kiedy outsourcing ma sens i ile kosztuje?

Outsourcing ma sens wtedy, gdy firma nie chce jednocześnie rozwijać kompetencji w kadrach, płacach i analizie tachografów. Najczęściej opłaca się przy regularnych przewozach międzynarodowych, kilku pojazdach i wynagrodzeniu opartym na wielu składnikach.

Koszt rozliczania ustala się zwykle miesięcznie za kierowcę oraz według zakresu usługi. Najprostsze warianty, obejmujące samo rozliczanie tachografów i raporty, zaczynają się zwykle od kilkudziesięciu złotych za osobę, a pełne rozliczanie kierowców międzynarodowych z ewidencją, płacami i rozliczeniami z Pakietu Mobilności zwykle mieści się w przedziale kilkuset złotych.

Nasz zespół przejmuje wtedy pobieranie danych, weryfikację naruszeń, ewidencję, naliczenia i przygotowanie dokumentów do kontroli, a przedsiębiorca ma jeden obieg informacji zamiast kilku rozproszonych procesów.